Qué datos personales debes tachar antes de compartir un documento What personal data to redact before sharing a document
No todos los documentos tienen los mismos datos que proteger. Esta guía repasa qué suele contar como dato personal, organizado por el tipo de documento que probablemente estás a punto de compartir.
Datos personales habituales
- Identificación: nombre completo, DNI, NIE, pasaporte, carné de extranjería.
- Contacto: teléfono, correo electrónico, dirección postal.
- Financieros: número de cuenta bancaria (IBAN), últimos dígitos de tarjeta, salario o importes ligados a una persona concreta.
- Fecha de nacimiento y edad, cuando aparecen junto a un nombre.
- Firma manuscrita o digital.
- Códigos que identifican un suministro o servicio a nombre de alguien, como el CUPS de una factura de luz o gas.
- Datos de salud, situación laboral o familiar, cuando aparecen en el documento (por ejemplo, en una nómina o un informe de RRHH).
Datos "indirectamente" identificables
A veces ningún dato aislado identifica a alguien, pero la combinación sí. Un cargo muy específico ("directora financiera") junto con una ciudad pequeña y una fecha, por ejemplo, puede bastar para identificar a una persona concreta aunque no aparezca su nombre. Al revisar un documento, piensa no solo en los campos "obvios" sino en si la combinación de varios datos permite deducir de quién se trata.
Por tipo de documento
Contratos
Nombre y DNI de ambas partes, dirección, cuenta bancaria si se menciona una forma de pago, firma.
Nóminas
Nombre, DNI, número de la seguridad social, dirección, cuenta bancaria de ingreso del salario, y a menudo la propia cifra del salario si el documento va a compartirse con alguien que no debería conocerla.
Facturas
Nombre y dirección del cliente (no de la empresa que emite la factura), cuenta bancaria si aparece un número para domiciliación, y códigos de suministro (CUPS, número de contrato, etc.).
Formularios y trámites
Cualquier dato de identificación, contacto o firma que no sea estrictamente necesario para la persona o entidad con la que estás compartiendo el documento.
Qué normalmente NO hace falta tachar
Los datos de la empresa que emite el documento (razón social, CIF/RUC, dirección fiscal, teléfono de atención al cliente) no son datos personales de una persona física y, salvo que tengan un motivo concreto para ocultarse, no suele ser necesario taparlos. Igual con cifras generales de un documento (fecha de emisión, número de factura, importe total) que no identifiquen por sí solas a nadie.
Cómo lo detecta Redakt
La IA de Redakt busca específicamente este tipo de datos — nombres, DNI/NIE, teléfonos, correos, direcciones, cuentas bancarias, fechas de nacimiento y códigos de suministro — y te los presenta para que confirmes cada uno antes de exportar. Como cada documento es distinto, siempre puedes tapar a mano cualquier dato adicional que la IA no haya marcado. Consulta también nuestra guía sobre cómo anonimizar un PDF paso a paso.
Not every document carries the same data to protect. This guide walks through what usually counts as personal data, organized by the kind of document you're probably about to share.
Common personal data
- Identification: full name, national ID number, passport, residency card.
- Contact details: phone number, email, mailing address.
- Financial data: bank account number (IBAN), last digits of a card, salary or amounts tied to a specific person.
- Date of birth and age, when they appear next to a name.
- Handwritten or digital signature.
- Codes identifying a utility or service under someone's name, like the supply code on an electricity or gas bill.
- Health, employment or family status data, when it appears in the document (for example, in a payslip or an HR report).
"Indirectly" identifiable data
Sometimes no single field identifies someone, but the combination does. A very specific job title ("finance director") together with a small city and a date, for instance, can be enough to identify a specific person even without their name appearing. When reviewing a document, think not just about the "obvious" fields but whether combining several pieces of data lets someone figure out who it's about.
By document type
Contracts
Both parties' name and ID number, address, bank account if a payment method is mentioned, signature.
Payslips
Name, ID number, social security number, address, the bank account salary is paid into, and often the salary figure itself if the document will be shared with someone who shouldn't know it.
Invoices
The customer's name and address (not the issuing company's), bank account if a direct-debit number appears, and supply codes (utility codes, contract numbers, etc.).
Forms and paperwork
Any identification, contact or signature data that isn't strictly necessary for the person or entity you're sharing the document with.
What usually does NOT need to be redacted
The issuing company's own data (business name, tax ID, registered address, customer service phone) isn't personal data belonging to an individual, and unless there's a specific reason to hide it, it usually doesn't need to be covered. The same goes for general figures on a document (issue date, invoice number, total amount) that don't by themselves identify anyone.
How Redakt detects it
Redakt's AI specifically looks for this kind of data — names, ID numbers, phone numbers, emails, addresses, bank accounts, dates of birth and supply codes — and presents each one for you to confirm before exporting. Since every document is different, you can always cover any extra data by hand that the AI didn't flag. See also our guide on how to anonymize a PDF step by step.